Разработка системы KPI для сотрудников финансово-экономической службы
KPI (англ. Key Performance Indicators) на предприятии является прикладным инструментом системы мотивации, позволяющим направить бизнес на достижение поставленных стратегических целей, повысить производительность процессов и оценить труд персонала по достигнутым результатам.
Можно выделить следующие основные задачи системы KPI:
1) трансформация стратегии компании в конкретные измеримые показатели;
2) дополнение (балансирование) финансовых показателей нефинансовыми в рамках единой оценочной системы;
3) улучшение системы горизонтального и функционального взаимодействия по всем организационным уровням предприятия;
4) увязка системы мотивации с результатами деятельности.
Цель создания этой системы — увязка стратегии развития предприятия с оперативным управлением и улучшение результата деятельности предприятия за счет регулярной оценки эффективности управления.
Важно, чтобы при разработке системы KPI были задействованы сотрудники всех функциональных направлений. Группа специалистов, формализующих и обеспечивающих мониторинг KPI, в основном находится в подчинении финансового директора, а реализацией этого проекта под его руководством должны заниматься сотрудники планово-экономического, финансового управлений, бухгалтерии, управления организации труда и заработной платы, технологических, сбытовых и других подразделений. Главной задачей при внедрении системы KPI является предотвращение негативного отношения к ней со стороны сотрудников. Поэтому до подчиненных должна доходчиво доводиться информация о смысле и практической пользе нововведений.
Система KPI для сотрудников финансово-экономической службы (ФЭС) должна разрабатываться и реализовываться в следующей последовательности:
1) утверждение бюджета и плана деятельности ФЭС;
2) расчет плановых значений показателей согласно утвержденным алгоритмам;
3) заполнение карт KPI руководителей и сотрудников;
4) оценка выполнения каждого KPI каждого сотрудника по окончании отчетного периода;
5) расчет переменной части заработка по итогам анализа выполнения KPI;
6) коррекция системы KPI (при необходимости).
Ключевые показатели эффективности удобнее распределять по функциональным отделам ФЭС. Перед сотрудниками ставятся персональные задачи, и определяется срок их выполнения. В карте требований и компетенций сотрудника четко прописывают, каким образом отклонение от плана в ту или иную сторону влияет на размер переменной части зарплаты в процентном соотношении.
Мониторинг показателей KPI следует проводить регулярно, в соответствии с периодичностью показателей. При этом надо помнить, что многие финансовые показатели являются запаздывающими индикаторами, так как отражают последствия ранее осуществленных действий, и поэтому не могут хорошо описывать текущую эффективность отдельных подразделений и компании в целом.
Безусловно, система KPI зависит от отраслевой специфики предприятия и от задач структурного подразделения. К тому же не стоит забывать, что в различных организациях подразделения с одним наименованием могут иметь различный функционал. Так, в одних компаниях финансовый отдел управляет денежными средствами – внешними источниками кредитования и финансирования, размещением средств, в других компаниях финансовый отдел занимается управленческой отчетностью и МСФО. Поэтому невозможно предложить универсальную систему KPI, ее необходимо разрабатывать под конкретную организацию, под конкретную финансово-экономическую службу и т.д.
Эффективная система KPI предоставляет руководителю следующие возможности:
1) декомпозиция (каскадирование) стратегических целей до уровня бизнес-единиц, функциональных направлений и отдельных менеджеров;
2) четкое измерение результатов их деятельности;
3) формирование взаимозависимости результатов работы отдельных подразделений;
4) получение объективных данных для оценки эффективности отдельных менеджеров, в том числе и для мотивационных программ.
Таким образом, система KPI может стать эффективным инструментом управления (ФЭС, иными подразделениями, организацией в целом) и приблизить организацию к концепции «Управление по целям». Однако разработка и внедрение системы должны проводиться высококвалифицированными специалистами, так как использование непродуманной системы KPI может существенно навредить организации.
ATRIS Consult