Критерии выбора и основные требования к автоматизированной системе для предприятия

При современном уровне научно-технического прогресса автоматизация становится неотъемлемой частью практически любого вида хозяйственной деятельности, так как позволяет увеличить производительность труда, повысить качество продукции, а также изолировать человека от процессов, опасных для здоровья. Конечно, система автоматизации может дать предприятию существенную экономию, однако проектирование и внедрение такой системы требует больших финансовых вложений. Чтобы деньги не были потрачены впустую, необходимо тщательно проработать все требования, которым должна будет удовлетворять проектируемая система. До начала реализации проекта автоматизации необходимо установить истинные потребности компании в автоматизации, чтобы избежать излишних финансовых и временных затрат в ходе проекта.

Выявление истинных потребностей в автоматизации включает в себя следующие составляющие:

1) анализ системы управления компанией, выявление потребностей руководителей в управленческой информации;

2) изучение указанных потребностей с точки зрения степени важности принимаемых решений;

3) анализ последствий отсутствия или несвоевременного получения управленческой (плановой и отчетной) информации;

4) анализ оперативности учета и планирования;

5) анализ трудоемкости получения информации, оценка информации по соотношению «стоимость/полезность»;

6) анализ существующей системы планирования и учета и ее недостатков.

Остановимся на анализе существующей системы планирования и учета более подробно. Такой анализ необходим для выявления имеющихся недостатков, а также достоинств системы, применяемой на предприятии. Представляется целесообразным проводить данный анализ в следующей последовательности:

1) изучение мнений сотрудников и руководителей о недостатках системы;

2) изучение технического задания на внедрение системы, описаний функционала и доработок системы, анализ потребностей бизнеса и возможностей системы;

3) классификация финального перечня проблем.

При этом из списка проблем необходимо исключить проблемы, возникшие вследствие незнания основных принципов работы программного продукта, и проблемы, выявленные на основе завышенных требований к программному продукту; также целесообразно отказаться от требований, реализация которых приведет к невыгодному соотношению «стоимость/полезность».

Система автоматизации способна решать следующие задачи:

1) сокращение времени на обработку документов;

2) ведение нескольких видов учета при однократном вводе документа;

3) обеспечение ведения учета по нескольким стандартам (напр., РСБУ и МСФО);

4) расширение аналитической составляющей планирования и учета (введение дополнительных аналитических признаков);

5) обеспечение возможности ускоренного получения аналитической информации по планированию/учету, справок, расчетов и т.д.;

6) сокращение времени на составление отчетности;

7) организация планирования и учета на одной платформе, возможность автоматического получения отчетов «план-факт»;

8) сокращение времени на составление планов за счет параметризации расчетов;

9) возможность ускоренной подготовки нескольких версий плана по разработанному шаблону;

10) электронный документооборот, сокращение времени и расходов на печать и рассылку документов;

11) автоматизация подачи регламентированной отчетности (в ФНС, ПФ, ФСС и т.д.);

12) обеспечение возможности ведения централизованного планирования и учета географически разобщенными подразделениями компании и/или бизнес-единицами холдинга;

13) возможность автоматической консолидации планов и отчетов по нескольким юридическим лицам;

14) автоматизация неучетных бизнес-процессов (CRM, подбор персонала и пр.);

15) разграничение доступа к плановым и учетным данным;

16) рост стоимости компании за счет повышения прозрачности бизнеса.

Зачастую возникает необходимость консолидации финансовой информации. В этом случае система автоматизации должна поддерживать нескольких юридических лиц / бизнес-единиц в единой базе данных или вести выделенную базу консолидации, а также поддерживать консолидацию на уровне единой учетной политики, единого плана счетов и/или единых аналитик верхнего уровня.

В целом, требования к системе автоматизации можно сформулировать следующим образом:

1) достаточность, но не избыточность функционала, востребованность основных функций;

2) соответствие специфике бизнеса;

3) возможность настройки и развития функционала;

4) возможность расширения функционала (за счет установки дополнительных модулей);

5) поддержка обмена данными с другим используемым программным обеспечением;

6) поддержка обмена данными с управляющей компанией (холдингом) или работы в распределенном режиме;

7) возможность выбора формы внедрения (собственными силами, при участии программистов производителя (дистрибьютора), проектное внедрение);

8) приемлемые технические требования к оборудованию (серверы, рабочие станции, каналы связи);

9) наличие технической и методической поддержки производителя (дистрибьютора, франчайзи);

10) возможность централизованного обучения персонала;

11) возможность гибкого ценообразования (соблюдение бюджетных и стоимостных ограничений).

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что перед началом проектирования системы автоматизации необходимо как можно подробнее сформулировать, каким требованиям она должна удовлетворять, какие задачи решать, и чем тщательнее будет проведен такой анализ, тем более эффективную систему автоматизации удастся построить.

ATRIS Consult